Wywiad: Jak wygląda proces likwidacji spółki z o.o.?

Proces likwidacji spółki jest wieloetapowy i złożony, dlatego każdy founder powinien mieć świadomość jak on wygląda, gdyby na jego drodze pojawiła się konieczność definitywnego zamknięcia (swojego) biznesu.

Codzienność startup studio: opracowywanie MVP produktu, rozwijanie pomysłów, czasem – piwotowanie kiełkujących zalążków biznesu. Ale na tym ta wyliczanka się nie kończy. Ten obraz uzupełniają, znacznie rzadziej podejmowane, trudne decyzje o zamykaniu biznesów. Skupmy się właśnie na nich.

Proces likwidowania spółek, na przykładzie tych z ograniczoną odpowiedzialnością (z o.o.), wyjaśniamy w rozmowie z Jackiem Szuszkiewiczem, radcą prawnym w Red Sky.

Red Sky: Zacznijmy od samej definicji, co to znaczy “zlikwidować spółkę”?

Jacek Szuszkiewicz: Likwidacja spółki to proces zmierzający do zakończenia ustania bytu prawnego likwidowanego podmiotu, który jest wieloetapowy i dosyć złożony, wymagający z tego względu znajomości wiedzy nie tylko z zakresu prawa, ale także i księgowości.

Przyczyny rozwiązania spółki zostały wskazane w art. 270 k.s.h. W naszym przypadku proces zmierzający do ustania bytu prawnego spółki rozpoczyna się z chwilą podjęcia na Zgromadzeniu Wspólników uchwały o jej rozwiązaniu i otwarciu likwidacji. Zgodnie z art. 270 pkt. 2 k.s.h. taka uchwała jest stwierdzona protokołem sporządzonym przez notariusza. Poza uchwałą o rozwiązaniu spółki, w trakcie Zgromadzenia Wspólników, należy dodatkowo podjąć uchwałę w przedmiocie powołania Likwidatorów oraz określić sposób reprezentacji spółki, ponieważ z chwilą otwarcia likwidacji ustępuje dotychczasowy Zarząd spółki, a w jego miejsce wstępuje nowy organ właśnie w postaci Likwidatora lub Likwidatorów.

Kim są Likwidatorzy i jaką dokładnie pełnią funkcję?

Miejsce Likwidatorów zajmują zazwyczaj członkowie byłego Zarządu spółki, chyba, że umowa spółki lub uchwała wspólników stanowić będzie inaczej. Z momentem otwarcia likwidacji spółka ma obowiązek dodawania i posługiwania się w swojej firmie dodatkiem ,,w likwidacji’’. Wśród obowiązków Likwidatorów wyszczególnić należy przede wszystkim zakończenie bieżących interesów spółki, ściągnięcie wierzytelności, wypełnienie zobowiązań i upłynnienie majątku, a także i reprezentacja spółki na dalszym etapie. Kolejnym krokiem po podjęciu uchwały o rozwiązaniu spółki i otwarciu likwidacji jest dokonanie zgłoszenia otwarcia likwidacji spółki do Krajowego rejestru Sądowego.

Jak i gdzie zgłaszać chęć otwarcia likwidacji spółki? Co powinniśmy wiedzieć?

Wszelkie zmiany są obecnie dokonywane wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych, w którym to należy uzupełnić wniosek zgłaszający otwarcie likwidacji, załączając do niego odpowiednie załączniki i opłatę. Zgłoszenia otwarcia likwidacji spółki do Krajowego Rejestru Sądowego należy dokonać w terminie 7 dni od otwarcia likwidacji. Likwidatorzy mają jednocześnie obowiązek złożyć wniosek o zamieszczenie w Monitorze Sądowym, i Gospodarczym ogłoszenia o podjęciu uchwały o otwarciu likwidacji spółki, wzywając jednocześnie wierzycieli do zgłoszenia swoich wierzytelności w ustawowym terminie. Zasygnalizować w tym miejscu należy, że nieco inaczej wygląda sposób dokonania ogłoszenia o rozwiązaniu spółki dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością a inaczej dla spółki akcyjnej, ponieważ w przypadku tej ostatniej, Likwidatorzy mają obowiązek dokonać dwukrotnego ogłoszenia, z zastrzeżeniem, że wierzyciele powinni zgłosić swoje wierzytelności w terminie sześciu miesięcy od dnia ostatniego ogłoszenia, a nie trzech miesięcy jak to ma miejsce w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Mamy za sobą ustanowienie Likwidatorów, otwarcie procesu, co dzieję się dalej?

W dalszej kolejności na Likwidatorach spoczywa obowiązek przygotowania dokumentacji związanej ze sprawozdaniem finansowym spółki na dzień poprzedzający otwarcie likwidacji. Do tej dokumentacji koniecznym będzie przygotowanie: (1) sprawozdania finansowego spółki na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji, (2) sprawozdania Likwidatorów z działalności spółki w danym roku obrotowym, na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji, oraz (3) bilansu otwarcia likwidacji.

O przygotowanie powyższych dokumentów warto zwrócić się do odpowiedniego zespołu księgowego. Po przygotowaniu powyższego, Likwidatorzy powinni zwołać Zgromadzenie Wspólników, przedmiotem, którego powinno być między innymi podjęcie (1) uchwały dotyczącej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji; (2) uchwały dotyczącej zatwierdzenia sprawozdania Likwidatorów spółki z działalności oraz (3) uchwały dotyczącej zatwierdzenia bilansu otwarcia likwidacji.

W wyniku przeprowadzenia wspomnianego Zgromadzenia Wspólników, Likwidatorzy będą musieli pamiętać o obowiązku zgłoszenia dokonanych czynności w Krajowym Rejestrze Sądowym. Stąd koniecznym będzie złożenie kolejnego wniosku, do którego Likwidatorzy powinni dołączyć (1) protokół w/w Zgromadzenia Wspólników, (2) sprawozdanie finansowe spółki na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji, (3) sprawozdanie Likwidatorów z działalności spółki w roku obrotowym, (4) uchwałę dotycząca zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji, (5) uchwałę dotyczącą zatwierdzenia sprawozdania likwidatora spółki z działalności spółki w roku obrotowym, na dzień poprzedzający dzień otwarcia likwidacji. Likwidatorzy nie mogą również zapomnieć o kolejnym obowiązku jakim jest dokonanie zgłoszenia aktualizującego status spółki w innych urzędach, a to chociażby za pomocą formularza NIP – 8 do właściwego Urzędu Skarbowego, w którym przekażą informację o otwarciu likwidacji. W zależności od charakteru likwidacji i sytuacji finansowej spółki, należy również pamiętać o zamknięciu rachunku bankowego w odpowiednim czasie, ponieważ jego utrzymanie, w niektórych przypadkach może okazać się bezcelowe.

Ok, co dzieje się dalej?

Od momentu dokonania ogłoszenia o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli, Likwidatorzy powinni zogniskować się na zakończeniu bieżacych interesów spółki, ściągnięciu wierzytelności, wypełnieniu zobowiązań i upłynnieniu majątku spółki. Wyraźnie w tym miejscu podkreślić należy, że nowe i jakiekolwiek interesy mogą być wszczynane tylko wówczas, gdy to jest potrzebne do ukończenia spraw, które są w toku, także unikamy zawierania nowych współprac i kontraktów.

Kolejnym krokiem w procesie likwidacji jest zgodnie z zapisami kodeksu spółek handlowych sporządzenie i podjęcie uchwały w przedmiocie podziału między wspólników, majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli. W tym miejscu na uwagę zasługuje fakt, iż podział między wspólników majątku pozostałego po zaspokojeniu lub zabezpieczeniu wierzycieli nie może nastąpić szybciej niż przed upływem sześciu miesięcy od daty publikacji ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym o otwarciu likwidacji i wezwaniu wierzycieli spółki do zgłaszania swoich wierzytelności.

Co dzieje się z majątkiem, jeżeli zaspokoimy ewentualne roszczenia wierzycieli?

Majątek dzielimy zazwyczaj między wspólników w stosunku do ich udziałów. Należy pamiętać, że umowa spółki może wprowadzać w tym zakresie inne postanowienia.

Kolejnym krokiem po podziale majątku jest sporządzenie przez likwidatora dokumentów finansowych związanych z zamknięciem likwidacji spółki, do których zaliczyć należy w szczególności przygotowanie: (1) sprawozdania finansowego spółki na dzień poprzedzający rozdysponowanie środków pozostałych po zaspokojeniu roszczeń wierzycieli, (2) sprawozdania Likwidatorów z działalności spółki w okresie kończącym się w dniu poprzedzającym rozdysponowanie pozostałych aktywów na rzecz wspólników, (3) sprawozdania finansowego spółki na dzień następujący po dniu rozdysponowania aktywów na rzecz wspólników, (4) sprawozdania Likwidatorów z działalności w okresie kończącym się w dniu następującym po dniu rozdysponowania pozostałych aktywów na rzecz wspólników.

W internecie sporo możemy przeczytać o zwołaniu Zgromadzenia Wspólników przez Likwidatorów.

To jeden z ostatnich elementów procesu. Przedmiotem obrad przedmiotowego takiego zgromadzenia powinno być podjęcie stosownych uchwał, które pozwolą na zamknięcie procesu likwidacji i wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Po przeprowadzeniu w/w Zgromadzenia Wspólników, Likwidatorzy zgodnie z założeniami przyjętych uchwał mają obowiązek przekazać całą dokumentację likwidowanej spółki do wyznaczonego depozytariusza. Depozytariusz zaś ma obowiązek przechowywać przekazaną dokumentację przez okres co najmniej 5 lat.

Jak procedować z kwestią uregulowania VAT i CIT likwidowanej spółki?

To też obowiązek spoczywający na Likwidatorach. Zakończenie procesu likwidacji jest związane z koniecznością uregulowania wszelkich należności o charakterze publicznoprawnym jeżeli występują lub dopilnować ich zwrotu. Należy pamiętać przy tym, aby do Urzędu Skarbowego przesłać odpis sprawozdania likwidacyjnego.

To wszystkie procedury?

Po przeprowadzeniu w/w Zgromadzenia, Likwidatorzy mają podstawę, aby złożyć w Krajowym Rejestrze Sądowym wniosek o wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego.

W szeregu nałożonych obowiązków Likwidatorzy powinni pamiętać również o tym, aby zaktualizować dane na formularzu VAT-R, a także dokonać wyrejestrowania płatnika składek (spółki) za zatrudnionych pracowników na formularzu NIP-8. Na zakończenie należy pamiętać o konieczności wyrejestrowania przez Likwidatorów spółki z ZUS, ponieważ jej likwidacja nie oznacza automatyzacji ustania umów z pracownikami, z tego względu należy rozwiązać te umowy na mocy porozumienia stron lub za wypowiedzeniem. Następnie, w ZUS należy dokonać wyrejestrowania osób zatrudnionych z odpowiednich ubezpieczeń.

Zrobiliśmy wszystko. Możemy już uznać sprawę za zakończoną?

Tak! Po prawidłowym przeprowadzeniu wszystkich czynności i etapów wymaganych przez przepisy prawa można powiedzieć, że proces likwidacji został zakończony.

Dziękuję za rozmowę!

Monika Szewczyk