Wywiad: Jak uniknąć spotkań, które mogłyby zostać mailem?

Od 2021 roku w Red Sky, z powodzeniem, korzystamy z aplikacji ClickUp. To narzędzie do zarządzania projektami, które pozwoliło zoptymalizować naszą pracę i zredukować do minimum spotkania i komunikację e-mail.

Jak to działa i co Wasza firma może z tego wziąć dla siebie? Nie tylko o tym rozmawiamy z Ewą Lale z Red Sky.

Bartosz Fijałkowski: Czym się dokładnie zajmujesz w Red Sky?

Ewa Lale: Na co dzień pełnię rolę Recruitment Business Partnera w Red Sky.  Mówiąc w skrócie: szukam najlepszych możliwych talentów do organizacji. To nie ogranicza się do Red Sky. Działamy wspólnie z funduszem inwestycyjnym – Tar Heel Capital Pathfinder. Ponadto, jako startup studio, wspieramy (m. in. HRowo czy rekrutacyjnie) kilkanaście naszych spółek portfelowych. Odpowiedzialnością zespołu w którym funkcjonuję jest to, aby trafiali tam najlepiej pasujący pracownicy, eksperci, czy wreszcie – Founderzy.

Zanim przejdziemy do ClickUpa, chciałbym, abyś wyjaśniła, co sprawiło, że osoba zajmująca się rekrutacją odpowiada za wprowadzanie narzędzia do zarządzania projektami.

Ogromną wartością pracy w Red Sky jest możliwość realizacji dodatkowych inicjatyw i projektów, które nie zawsze bezpośrednio wpisują się w zakres zadań na danym stanowisku. Dzięki takiej proaktywności, możemy rozwijać swoje umiejętności i angażować się w dodatkowe działania. Od zawsze interesowałam się organizacją pracy i zarządzaniem – zdobywałam certyfikaty, uczestniczyłam w szkoleniach. Mam oko do wyłapywania miejsc i procesów do optymalizacji. I tę silną stronę wykorzystałam w Red Sky, gdy po kilku miesiącach pracy w organizacji zaproponowałam wdrożenie nowego narzędzia.

Jaki jest najważniejszy czynnik przy wprowadzaniu narzędzia do optymalizacji w firmie?

Moim zdaniem kluczowe jest to, aby zidentyfikować potrzebę lub problem, na jaki wdrażane narzędzie ma być rozwiązaniem, a także określić cel, jaki chcemy osiągnąć. Przykładowo, jeśli problemem jest brak komunikacji w organizacji, to zainstalowanie nowego komunikatora nie będzie na to rozwiązaniem, będzie wyłącznie środkiem do realizacji celu.

Nie zaczynamy od wyboru narzędzia?

Nie, a to jest bardzo często popełniany błąd. Widzimy reklamę fajnego narzędzia, chcemy je wdrożyć, bo jest fajne. Po dwóch tygodniach nikt już tego narzędzia nie używa, bo nie rozwiązywało ono żadnego problemu, który mamy w organizacji, ani nie ułatwiało pracy. Było to po prostu kolejne, dodatkowe narzędzie.

Załóżmy, że wiem, jaki cel chcę osiągnąć. Ale nie mam wybranej konkretnej aplikacji lub narzędzia. Jaki powinien być następny krok?

Jeśli mamy zidentyfikowaną potrzebę oraz określony cel, musimy zastanowić się, jaka jest grupa odbiorców tego rozwiązania oraz w jaki sposób będziemy pracować, aby ten problem rozwikłać. Wiele narzędzi jest teraz uniwersalnych, więc mogą pracować na nich wszyscy. Jeśli natomiast nasza grupa odbiorców nie jest zaznajomiona z technologią czy prostymi metodami zarządzania projektami, wdrożenie bardzo rozbudowanego narzędzia będzie bardzo skomplikowane. Należy wtedy wybrać narzędzie lub sposób, który będzie bardziej dopasowany do grupy docelowej. Jeśli mamy już określoną grupę i wybrane narzędzie (co w samo w sobie może być osobnym projektem), powinniśmy przygotować plan wdrożania narzędzia, zaplanować poszczególne etapy i kroki, nie zapominając o przeszkoleniu pracowników i wprowadzaniu narzędzia stopniowo. Nikt nie lubi być rzucony na głęboką wodę, nie wiedząc, jak się pływa.

Na czym polega sekret waszego sukcesu z ClickUp?

Sekretem jest… praca zespołowa! Nie odnieślibyśmy takich efektów, gdyby nie skuteczne wdrożenie i zaangażowanie całej organizacji. Oczywiście, potrzebny był lider projektu i dość naturalnie stałam się nim ja, ale w każdym zespole mieliśmy również ambasadorów, którzy to z czasem sami proponowali ulepszenia i rozwiązania, jakie wspólnie możemy wykorzystać. Kolejnym składnikiem sukcesu była dobra organizacja, regularne spotkania projektowe i czas. Każda osoba musiała poświęcić kilkadziesiąt minut w ciągu dnia pracy, aby samodzielnie przeklikać się przez narzędzie i je zrozumieć.

Czym właściwie jest ClickUp?

ClickUp to aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami oraz organizacji pracy zarówno własnej, jak i całych zespołów – nawet tych najbardziej rozproszonych i cross-funkcyjnych. To narzędzie, które pozwala mieć wszystko w jednym miejscu i zwiększa transparentność informacji.

Jak wyglądały początki?

Prace nad wprowadzeniem narzędzia zaczęły się w sierpniu 2021 roku i wówczas jeszcze nie wiedzieliśmy, że będzie to ClickUp. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które ułatwi nam przetwarzanie informacji i zwiększy jej transparentność, pomoże pracować nad złożonymi projektami oraz usprawni naszą pracę poprzez możliwość wprowadzenia automatyzacji, draftów i procesów.

Na czym polega przewaga ClickUp nad analogicznymi rozwiązaniami?

Myślę, że każda organizacja powinna sama zdecydować, czego tak naprawdę potrzebuje. My faktycznie testowaliśmy wiele narzędzi, m. in. Jirę, Asanę, Monday.com, a wcześniej pracowaliśmy na Trello. ClickUp podbił nasze serca. O jego funkcjach mogłabym opowiadać godzinami, ponieważ możliwość customowania widoków, filtrowania zadań, rozbudowywania hierarchii projektów i zadań, a także liczba automatyzacji, jaką można wprowadzić, odpowiadały na nasze potrzeby. Dodatkowo ClickUp jest bardzo intuicyjnym narzędziem i wciąż wprowadza dodatkowe funkcje.

Macie jakieś liczby, potwierdzające, że ClickUp się sprawdza?

Mnóstwo i wyglądają znakomicie. Po pełnym roku (2022 rok – przyp. red.) z ClickUpem zmniejszyliśmy liczbę spotkań o 80 proc., a ich średni czas trwania został zredukowany o 50 proc. Przeciętny, tygodniowy status zespołu skróciliśmy do 30 minut (z 60 minut w 2021 roku). Także czas pracy nad otwarciem procesu rekrutacyjnego został skrócony, i to aż trzykrotnie (z 21 dni do 7 dni). Natomiast czas poświęcony na analizę prawną został zredukowany o 40 proc. To tylko kilka z wielu przykładów.

Jakie ma to znaczenie z HR-owego punktu widzenia?

Olbrzymie! Przede wszystkim jest to znaczące zwiększenie wydajności zespołu. Skalę rewolucji przeprowadzonej w Red Sky, dzięki wprowadzeniu ClickUpa, świetnie zobrazuje przykład performance’u drugiej Recruitment Business Partner, Aleksandry Żołnowskiej, której udało się zredukować czas cotygodniowych spotkań z Managerem o 66 proc. (z 90 minut do 30 minut), zwiększyła liczbę zamykanych projektów o 30 proc. w skali miesiąca, zmniejszyła liczbę spotkań o 40 proc. w skali miesiąca oraz skróciła średni czas przygotowania się do spotkań update’owych aż 6-krotnie (z 30 minut do 5 minut). Naprawdę jestem pod ogromnym wrażeniem tego, co udało się Oli dokonać.

Zakładam, że kiedy wdrażaliście nowe narzędzie, nie zawsze było różowo. Z jakimi trudnościami się mierzyliście?

Myślę, że największym wyzwaniem był czas. Mimo tego, że obrałam rolę lidera projektowego i sama musiałam szczegółowo poznać to narzędzie, ponieważ wcześniej na nim nie pracowałam, to wdrożenie wymagało pracy całego zespołu. Przygotowywałam warsztaty, szkolenia i spotkania, aby jak najlepiej zaprezentować funkcje ClickUpa i znaleźć rozwiązania na problemy poszczególnych zespołów, jednak każda osoba z organizacji musiała poświęcić swój czas, aby poznać narzędzie, nauczyć się z niego korzystać i po prostu przeklikać.

Trudno uwierzyć w to, że wszyscy pracownicy od razu z wielkim entuzjazmem rzucili się na narzędzie, które pewnie z punktu widzenia niektórych, mogło dokładać im pracy.

Oczywiście, że nie. Kluczem jest podejść do tego granularnie, metodycznie, to nie może być tak, że w piątek ogłaszamy, a w poniedziałek wszyscy pracują na ClickUpie. Wprowadziliśmy go „krok po kroku”. Stopniowo ClickUp stawał się coraz ważniejszym ekosystemem, w którym można załatwić coraz więcej spraw. Obecnie, po ponad roku, większość pracowników ma już wyrobiony nawyk, aby każdego ranka, gdy rozpoczyna pracę, oprócz skrzynki mailowej i komunikatora włączyć również ClickUpa, by dowiedzieć się, co jest zaplanowane na dany dzień, jakie są zmiany w prowadzonych działaniach i projektach oraz na jakich etapach są konkretne zadania. 

Minął ponad rok. Każdy pracownik jest już ekspertem od ClickUpa?

Po ponad roku mogę to powiedzieć z całą odpowiedzialnością, że stworzyliśmy zawodową rzeczywistość wolną od „spotkań, które mogłyby być mailem”, czy chaosu komunikacyjnego. To efekt ciężkiej pracy całego zespołu. Dla przykładu, aby dobrze przygotować się do wdrożenia ClickUpa, zrealizowałam 60 godzin szkoleń na ich platformie oraz zdobyłam certyfikat eksperta, który potwierdza moją biegłość w korzystaniu z zaawansowanych funkcji zwiększających produktywność. Moi współpracownicy żartują, że zostałam „ClickUp Queen”, ale ja jestem z tego dumna, bo to tytuł, na który zasłużyłam (śmiech).

Bartosz Fijałkowski