Psychologia produktywności dla founderów. Czy faktycznie da się osiągnąć więcej, pracując mniej?

Spójrzmy prawdzie w oczy – w świecie startupów panuje kult przepracowania. Długie noce przy komputerze, weekend? Jaki weekend? Przerwa na obiad? Po co, skoro można zjeść kanapkę nad klawiaturą. Ten obraz przedsiębiorcy non-stop zasuwającego w imię swojego biznesu nie tylko jest powszechny, ale wręcz gloryfikowany. A co jeśli powiemy Ci, że możesz osiągnąć więcej, pracując… mniej?

Rozumiem sceptycyzm po przeczytaniu leada. Sam długo wierzyłem, że sukces startupu jest proporcjonalny do liczby przepracowanych godzin. Ale rzeczywistość okazuje się bardziej złożona i znacznie ciekawsza.

W tym artykule, wraz z Roksaną Kozaryną, COO & MVP Team w Red Sky, postaramy się pokazać, że prawdziwa produktywność foundera nie jest mierzona czasem spędzonym przy biurku, ale czymś zupełnie innym. Wspólnie przyjrzymy się psychologii produktywności, zdemaskujemy najpopularniejsze mity i pokażemy konkretne strategie, które pozwolą Ci skuteczniej rozwijać swój biznes – jednocześnie odzyskując cenne godziny w tygodniu.

Zastanawiałeś się kiedyś, dlaczego niektórzy founderzy potrafią budować firmy warte miliony, a jednocześnie mieć czas na życie poza firmą? Dlaczego inni, mimo heroicznych wysiłków i 80-godzinnych tygodni pracy, wciąż nie mogą ruszyć z miejsca? Odpowiedź tkwi w podejściu do produktywności, które dla wielu osób budujących startupy pozostaje wciąż nieodkrytym lądem.

Czas to zmienić.

Zaczynamy?

Nowe spojrzenie na produktywność foundera

No dobra, ale co tak naprawdę oznacza bycie produktywnym founderem? Gdy zadaję to pytanie podczas spotkań z przedsiębiorcami lub pracy 1:1, często słyszę o wypełnionych po brzegi kalendarzach, dziesiątkach spotkań dziennie i nieustannym zajmowaniu się „ważnymi sprawami”.

Ale czy to faktycznie jest produktywność?

Roksana ma na ten temat inne zdanie. „Psychologia produktywności dla founderów sprowadza się nie do liczby wykonanych zadań, ale do umiejętności łączenia kropek – dostrzegania powiązań między działaniami i ich wpływem na kluczowe cele biznesowe. Produktywność foundera to nie liczba godzin przy biurku, ale wpływ jego działań na wzrost startupu.”

I trudno mi się z tym nie zgodzić.

Jeśli spędzasz cały dzień odpowiadając na maile, prowadząc spotkania i gasząc pożary, możesz być bardzo zajęty, ale niekoniecznie produktywny. Produktywność w kontekście startupu to zdolność do wykonywania działań, które realnie przybliżają Cię do osiągnięcia strategicznych celów biznesowych.

Wielu founderów, szczególnie w początkowej fazie, wpada w pułapkę mierzenia swojej wartości liczbą przepracowanych godzin. To zrozumiałe – w końcu harówa jest namacalna. Możesz powiedzieć: „dzisiaj pracowałem 16 godzin” i poczuć, że wykonałeś kawał dobrej roboty. Ale co jeśli te 16 godzin spędziłeś na zadaniach, które mają minimalny wpływ na rozwój Twojego biznesu? (wiem, to pytanie boli.)

Po obserwacjach z ostatnich dwóch lat doszedłem do tego, że prawdziwa produktywność foundera polega na identyfikowaniu i wykonywaniu tych zadań, które dają największy zwrot z inwestycji czasowej. To koncentracja na działaniach typu high-leverage – czyli takich, gdzie efekt jest nieproporcjonalnie duży w stosunku do włożonego wysiłku.

Przykład?

Godzina spędzona na dopracowywaniu do perfekcji wewnętrznego dokumentu, który przeczytają trzy osoby vs. godzina poświęcona na rozmowę z potencjalnym klientem, który może przynieść firmie 50% wzrostu przychodów. Obie aktywności zajmują tyle samo czasu, ale ich wpływ na biznes jest diametralnie różny.

Nie chodzi więc o to, by pracować non-stop, ale by poświęcać czas na to, co naprawdę ma wartość. Jak mówi Roksana: „Mamy do dyspozycji wiele podejść metodycznych, ale wybór odpowiedniego zależy od specyfiki projektu, stylu pracy foundera i etapu, na którym znajduje się startup.”

Nowe spojrzenie na produktywność oznacza więc przesunięcie uwagi z „ile pracuję” na „co osiągam dzięki mojej pracy”. To kluczowa zmiana perspektywy, która może pomóc Ci zmienić optykę na to, w jaki sposób prowadzisz i rozwijasz swój startup.

A skoro już wiemy, że prawdziwa produktywność to coś więcej niż tylko liczba przepracowanych godzin, to… jak faktycznie ją mierzyć? Ale nie dla samych cyfr, a faktycznie tak, aby nie wpaść w kolejną pułapkę

Jak mierzyć swoją produktywność?

Ciężko jest zarządzać tym, czego nie możesz mierzyć – nawet korzystając z Toggle czy innej aplikacji do trackowania czasu. Nie wiem, kto jest twórcą tego cytatu, ale fascynuje mnie, że mamy 2025 rok, szeroki dostęp do wiedzy – i ta sentencja dalej działa. Sam byłem jeszcze niedawno w tym miejscu. Mierzyłem niewłaściwe rzeczy w kontekście własnej produktywności.

Ilość przepracowanych godzin, liczba wysłanych maili, wykonanych telefonów czy odbytych spotkań – to wszystko faktycznie może dawać Ci złudne poczucie efektywności. Ale co z tego, że odbyłeś 10 spotkań, jeśli żadne z nich nie przybliżyło Cię do osiągnięcia chociaż części kluczowych celów biznesowych?

Jak więc mierzyć produktywność foundera w sposób, który faktycznie odzwierciedla postęp?

Roksana zasugerowała konkretny zestaw KPI, które warto śledzić:

SWR (Strategic Work Ratio)

To procent czasu poświęconego na działania strategiczne. Cel? Co najmniej 60% czasu powinieneś spędzać na zadaniach, które realnie przesuwają Twój biznes do przodu. To wskaźnik oparty na rekomendacjach z „Deep Work” Cala Newporta, gdzie kluczowe jest przeznaczanie większości czasu na działania mające największy długoterminowy wpływ.

High-Impact Task Completion Rate

To procent zrealizowanych zadań o wysokim wpływie na biznes. Dążysz do minimum 80% zgodnie z zasadą Pareto – 20% działań przynosi 80% rezultatów. Kluczem jest tutaj zidentyfikowanie tych zadań, które faktycznie mają największy wpływ, a następnie konsekwentne ich realizowanie.

TDI (Time Diversity Index)

To zróżnicowanie działań w czasie. Cel to minimum 3 różne obszary działalności w tygodniu. Dlaczego to ważne? Badania pokazują, że różnorodność zadań i aktywności zwiększa produktywność i zapobiega wypaleniu. Ciągłe fokusowanie się na jednym obszarze może prowadzić do tak zwanego tunnel vision – tym samym zabierając naszą koncentrację z innych obszarów.

Wiem, że te mierniki mogą dla Ciebie brzmieć trochę abstrakcyjnie, więc spójrzmy na konkretny przykład.

Wyobraź sobie tydzień, w którym spędziłeś:

• 25 godzin na spotkaniach operacyjnych z zespołem
• 10 godzin odpowiadając na maile
• 5 godzin planując strategię na kolejny kwartał
• 5 godzin na rozmowach z kluczowymi klientami
• 5 godzin na przygotowaniach do prezentacji dla inwestorów

Przy takim rozkładzie Twój SWR wynosi tylko 30% (15 z 50 godzin na zadania strategiczne – planowanie, rozmowy z klientami i prezentacja dla inwestorów). To zdecydowanie za mało, jeśli chcesz skutecznie rozwijać biznes.

A to nie koniec. Podpytałem Roksanę czy istnieją inne wartości, którymi można mierzyć produktywność. Roksana prywatnie korzysta także z KPI takich, jak klasyczne OKR-y, RGA (czyli ile czasu poświęcamy na działania przynoszące przychód), Lead Indicators (czyli przeprowadzone rozmowy z klientami) oraz podział pomiędzy Deep Work i Shallow Work. W dużym skrócie: ile przepalasz na zadania operacyjne, a ile na strategiczne decyzje pchające cały startupowy wózek do przodu.

Z mojej perspektywy, najważniejsze jest, aby nie traktować tych wszystkich wskaźników jako sztywnych reguł. To raczej drogowskazy, które mogą pomóc Ci zorientować się, czy idziesz we właściwym kierunku.

„Kluczem jest nie tyle stosowanie narzędzi, co ich dopasowanie do strategicznych potrzeb,” podkreśla Roksana. Każdy startup jest inny, każdy founder ma swój unikalny styl pracy, a każdy etap rozwoju firmy wymaga nieco innych priorytetów. Oczywiste oczywistości.

No dobra, ale co jeśli mimo najlepszych chęci wciąż wpadasz w pułapki nieefektywnej produktywności.

Pułapki produktywności prowadzące do wypalenia

Świat startupów ma swój własny zestaw mitów i legend. Możesz je zobaczyć średnio trzy razy dziennie na LinkedInie. Founder, który śpi 3h dziennie, optymalizuje czas na toaletę i je w zasadzie tylko ramen albo batony proteinowe. Brzmi znajomo?

Problem w tym, że ten romantyzowany obraz „hustle culture” prowadzi prostą drogą do jednego miejsca: całkowitego wypalenia. Szkoda, że tak mało się o tym mówi.

Na szczęście Roksana podziela tutaj moje zdanie i także zauważyła w swojej pracy kilka powtarzających się pułapek.

Tak zwany “hustle culture”

Przekonanie, że im więcej godzin pracujemy, tym więcej osiągniemy, jest jak narkotyk dla founderów. Daje natychmiastową satysfakcję („wow, pracuję całą dobę, muszę być super produktywny!”), ale długoterminowo prowadzi do katastrofy.

Nasze mózgi nie są zaprojektowane do nieustannej pracy. Badania pokazują, że po 50-55 godzinach tygodniowo produktywność drastycznie spada. Co więcej, chroniczne przepracowanie prowadzi do gorszych decyzji biznesowych, problemów zdrowotnych i nadwyrężonych relacji osobistych.

Pamiętaj: startup to maraton, nie sprint. Nawet jeśli wydaje Ci się, że wyjątkowo intensywna praca przez krótki okres „załatwi sprawę”, budowanie startupu to zazwyczaj wieloletnia podróż, szukanie product market fitu i wiele innych rzeczy. Wspominałem o tym tutaj na blogu wielokrotnie w swoich tekstach.

Perfekcjonizm

„Wypuścimy produkt, gdy będzie idealny”. Jasne, dopóki nie skończy się kasa.

Perfekcjonizm to luksus, na który założyciele startupów po prostu nie mogą sobie pozwolić. Strach przed uruchomieniem MVP i marnowanie czasu na nadmierne dopracowanie szczegółów to prosta droga do porażki.

Jak mówi mi Roksana: „Zasada 'done is better than perfect’ nie jest pustym sloganem. To fundamentalna zasada efektywności w środowisku startupowym.”

Brak priorytetów

Kolejna pułapka to próba robienia wszystkiego jednocześnie. Jako founder, zwłaszcza na wczesnym etapie, możesz czuć, że musisz zajmować się dosłownie wszystkim – od strategii produktowej po wrzucanie poprawek do postów na social media (tak, pracowałem z takim founderem).

Rozpraszanie uwagi między dziesiątkami zadań bez jasnych priorytetów prowadzi do tego, że nie realizujesz skutecznie żadnego z nich. To prosta recepta na frustrację i poczucie, że mimo ogromnego wysiłku, niewiele się posuwa do przodu. Nie wspominając już o narastającej frustracji kontrolowania wszystkiego dookoła.

Nieświadomość własnych braków kompetencyjnych

Ta pułapka jest szczególnie podstępna, bo często jej nie dostrzegamy. Wielu founderów uważa, że muszą być ekspertami w każdej dziedzinie związanej z ich biznesem. Marketing, finanse, rozwój produktu, sprzedaż, prawo… lista się nie kończy.

„Founderzy często nie dostrzegają, że delegowanie lub współpraca z ekspertami mogłaby przyspieszyć rozwój biznesu,” zauważa Roksana. “Zamiast tego, poświęcają niezliczone godziny na uczenie się podstaw dziedzin, w których nigdy nie będą ekspertami, podczas gdy ich kluczowe kompetencje i wizja pozostają niewykorzystane.”

Jeśli chodzi o mnie, to przy rozwijaniu własnej firmy – najszybciej zbudowałem konkretne obszary polegając na skrótach od specjalistów. To problem, który można szybko rozwiązać pieniędzmi.

Każda z tych pułapek ma jedną wspólną cechę – prowadzi do nieefektywnego wykorzystania najcenniejszego zasobu foundera: czasu i energii mentalnej.

Wypalenie nie przychodzi nagle. To proces, który zaczyna się od przeciążenia pracą, poprzez chroniczne zmęczenie, aż do całkowitego wyczerpania emocjonalnego i mentalnego. Nie chcesz się tam znaleźć, uwierz mi.

Jak unikać pułapek produktywności?

Świadomość pułapek to dopiero pierwszy krok. Teraz czas na konkrety – jak faktycznie zmienić swoje podejście do produktywności, by osiągać więcej, jednocześnie unikając wypalenia?

Better done than perfect

Zacznij od określenia MVP dla każdego większego zadania. Zadaj sobie pytanie: „Co jest absolutnym minimum, które muszę zrobić, by to zadanie spełniło swój cel?” Następnie zrób dokładnie to – nic więcej.

To nie oznacza robienia rzeczy byle jak. To świadoma decyzja, by dostarczyć rozwiązanie, które jest wystarczająco dobre na obecnym etapie, a następnie iteracyjnie je ulepszać na podstawie realnego feedbacku.

„Wprowadzaj iteracyjne zmiany zamiast próbować stworzyć doskonały produkt od razu,” radzi Roksana. „Perfekcjonizm to luksus, na który startupy rzadko mogą sobie pozwolić.”

Przykład? Zamiast spędzać tygodnie na dopracowywaniu pitch decka przed pierwszymi rozmowami z inwestorami, przygotuj jego podstawową wersję, przedstaw ją kilku zaufanym osobom i iteruj na podstawie ich feedbacku. Zaoszczędzisz mnóstwo czasu, a końcowy rezultat będzie prawdopodobnie lepszy. O tym również pisałem parę miesięcy temu w tym miejscu.

Focus, focus, focus

Skupienie to absolutna podstawa. Roksana poleca tutaj metodę Eisenhowera – klasyfikowanie zadań według dwóch wymiarów: ważności i pilności.

Zadania dzielimy na cztery kategorie:

• Ważne i pilne – rób natychmiast
• Ważne, ale niepilne – zaplanuj konkretny czas
• Nieważne, ale pilne – deleguj
• Nieważne i niepilne – eliminuj

Kluczem jest koncentracja na zadaniach ważnych, ale niepilnych – to one najczęściej mają największy strategiczny wpływ na Twój biznes, ale łatwo o nich zapomnieć w natłoku „pilnych” spraw.

„Skupiaj się na działaniach, które mają największy wpływ na cele strategiczne startupu,” podkreśla Roksana. „Nawet jeśli oznacza to powiedzenie 'nie’ dla wielu innych rzeczy.”

Praktyczna wskazówka? Zacznij każdy dzień od 1-2 godzin pracy nad jednym, strategicznie najważniejszym zadaniem. Zrób to zanim otworzysz maila, Slacka czy jakiekolwiek social media. To działa, naprawdę.

Rozwijaj samoświadomość

Ostatnia, ale nie mniej ważna strategia, to rozwijanie głębokiej samoświadomości. „Regularna analiza swoich mocnych i słabych stron to fundament efektywnej pracy,” twierdzi Roksana.

Jak to robić w sposób praktyczny? Ja staram się raz w miesiącu poświęcić czas na refleksję nad tym:

• W jakich zadaniach jesteś wyjątkowo dobry i czerpiesz z nich energię?
• Które zadania wysysają z Ciebie energię, mimo że potrafisz je wykonać?
• W jakich obszarach konsekwentnie nie osiągasz dobrych wyników?

(jeśli masz nieco więcej doświadczenia, to w takich refleksjach świetnie sprawdza się dedykowany asystent AI, którego możesz dla siebie zbudować – u mnie to był gamechanger.)

Rozwój powinien być strategiczny – koncentruj się na wzmacnianiu swoich naturalnych talentów i znajdowaniu rozwiązań na swoje słabości, zamiast próbować być ekspertem we wszystkim.

Jak zidentyfikować zadania do delegowania?

Delegowanie to nie wyrzucanie pracy, której nie lubisz. To po prostu decydowanie o tym, gdzie Twój czas przynosi największą wartość.

Roksana sugeruje prostą metodę identyfikacji zadań do delegowania:

1. Zapisz wszystkie zadania, które wykonujesz w ciągu typowego tygodnia.
2. Oceń każde z nich pod kątem:

• Czy wymaga Twojej unikalnej wizji lub doświadczenia?
• Czy jest to zadanie, w którym jesteś znacząco lepszy niż inni?
• Czy jest to zadanie strategiczne, które bezpośrednio wpływa na kierunek firmy?

1. Zadania, które nie spełniają tych kryteriów, są kandydatami do delegowania.

„Founder, który potrafi oddać część odpowiedzialności i zaufać ekspertom, zyskuje przestrzeń na podejmowanie strategicznych decyzji, co pozwala skalować biznes szybciej i bardziej efektywnie,” zauważa Roksana.

Kluczem do skutecznego delegowania jest otaczanie się ludźmi, którzy uzupełniają Twoje luki kompetencyjne. Roksana przytacza przykład foundera, który zbudował zespół składający się z:

• CTO z doświadczeniem w skalowaniu technologii
• Specjalisty ds. sprzedaży B2B, który zajął się budowaniem relacji z kluczowymi klientami

Efekt? „Ograniczenie zaangażowania foundera w operacyjne detale i przejście na bardziej strategiczną rolę lidera.”

Pamiętaj, że zawsze możesz też współpracować z ekspertami na zasadzie part-time lub czysto porjektowej.

„Zamiast samodzielnie uczyć się marketingu, [founder] zatrudnił doświadczonego eksperta w tej dziedzinie, który wdrożył skuteczną strategię pozyskiwania klientów online. W obszarze finansów nawiązał współpracę z CFO na część etatu, który uporządkował przepływy finansowe i pomógł w pozyskaniu inwestorów.”

Efekt? „Decyzje były podejmowane szybciej, z większą precyzją, a founder mógł skupić się na strategicznych aspektach produktu.”

Mini case-study – mniej pracy, lepsze wyniki

Najbardziej przekonujący (jak zawsze) jest konkretny przykład. Roksana opisuje przypadek foundera, który dzięki strategicznemu delegowaniu i współpracy z ekspertami osiągnął imponujące rezultaty:

• Czas pracy zmalał o 20 godzin tygodniowo, ponieważ zespół ekspertów przejął kluczowe obszary operacyjne.
• Procesy decyzyjne uległy znacznemu skróceniu – decyzje, które wcześniej zajmowały tygodnie, były teraz podejmowane w ciągu kilku dni.
• Zadowolenie klientów wzrosło o 25% – eksperci wprowadzili bardziej spersonalizowane podejście w obsłudze.
• Founder zyskał więcej przestrzeni na pracę strategiczną, co pozwoliło mu skupić się na długoterminowej wizji.

Taki rezultat mówi sam za siebie, prawda?

Podsumowanie

Produktywność w świecie startupów to temat, który często sprowadza się do jednego pytania: jak zrobić więcej w krótszym czasie? Ale jak sam widzisz w tym artykule, to pytanie samo w sobie zawiera błędne założenie.

Prawdziwa produktywność foundera nie polega na robieniu więcej, ale na robieniu tego, co naprawdę ma znaczenie. To fundamentalna zmiana perspektywy, która może zrewolucjonizować sposób, w jaki prowadzisz swój biznes.

Co warto zapamiętać z naszej podróży przez psychologię produktywności?

Kluczem do zmiany podejścia jest zrozumienie prostej prawdy, o której mówi Roksana. „Produktywność to skuteczność, nie bycie zajętym. Lepiej podjąć jedną dobrą decyzję, niż wykonać dziesięć nisko efektywnych działań.”

Z doświadczenia wiem, że czasem największy przełom w produktywności zaczyna się od prostego pytania: „Czy to, co robię teraz, jest najlepszym wykorzystaniem mojego czasu?”

Aleksander Piskorz
Roksana Kozaryna