Jak zarządzać czasem w startupie – techniki priorytetyzacji

O efektywnym zarządzaniu czasem, jako kluczowej umiejętności w kontekście startupów, napisano już chyba wszystko. Mimo to, cały czas widzę, że ta wiedza pozostaje “na papierze” i mało który z founderów lub członków zespołu się do niej stosuje. Coraz częściej jednak wracamy do fundamentów – szczególnie w kontekście startupów wymagających połączenia prac nad rozwojem produktu oraz jego skutecznym marketingiem. Przy ograniczonych zasobach i napiętych terminach konieczne jest ustalanie priorytetów zadań i maksymalne wykorzystanie każdej minuty. Jak więc robić to skutecznie? W tym tekście przeanalizuję kilka różnych technik zarządzania czasem i ustalania priorytetów, które przetestowałem na sobie i swoich projektach, w które byłem zaangażowany na przestrzeni ostatnich lat.

Wyznaczanie jasnych celów i zadań

Generalnie, podstawą efektywnego zarządzania czasem w startupie jest ustalenie od razu jasnych celów i zadań. Bez dobrze zdefiniowanych celów, zespoły mogą łatwo stracić koncentrację, co finalnie prowadzi do marnowania czasu i zasobów. Mówiąc prościej: po prostu dbaj o agendę i się jej trzymaj. U mnie najlepiej sprawdza się stworzenie konkretnych, mierzalnych celów, które pozwalają dotrzeć do celu. To również ułatwia stworzenie poczucia, że wszyscy pracują na tym samym poziomie zrozumienia finalnego etapu.

U mnie najlepiej sprawdza się metodologia SMART, chociaż nie zawsze trzymam się jej w stuprocentach.

SMART to skrót od Specific, Measurable, Achievable, Relevant i Time-bound. Przeanalizujmy krótko każdy element:

Specific – cele powinny być jasne i dobrze zdefiniowane, nie pozostawiając miejsca na niejasności. Zamiast ustalać niejasny cel, taki jak mało mówiące „zwiększenie przychodów”, konkretnym celem w tym przypadku byłoby „zwiększenie miesięcznych powtarzających się przychodów o 20% w ciągu następnego kwartału”. Brzmi lepiej, wygląda lepiej, wiadomo o co chodzi, prawda?

Measurable – cele powinny być wymierne, umożliwiając zespołom śledzenie postępów i mierzenie sukcesu. Mierzalne cele pozwalają też startupom monitorowanie wydajności i podejmowanie decyzji opartych na danych. Te spływają przecież codziennie.

Achievable – chociaż cele powinny być wyzwaniem, muszą być również realistyczne i osiągalne. Wyznaczanie nierealistycznych celów albo “pompowanie balonika” to prosta droga do demotywacji. Przerobiłem to nie raz. Pamiętaj o dostępnych zasobach, możliwościach i warunkach rynkowych. Zawsze.

Relevant – tutaj chodzi po prostu o ogólne pokrycie się misji i wizji startupu. Każdy z wyznaczonych celów powinien pracować długoterminowo – nie tylko w krótkim okresie czasu. Oprócz tego, warto, aby był on zgrany z bieżącymi priorytetami.

Określone w czasie – dziesiątki razy widziałem błąd polegający na braku jasno określonego terminu lub czasu realizacji na dane zadanie czy cel. Do każdego deadline’u sam zawsze dodaję około 30 proc. dodatkowego czasu. Na wszelki wypadek, gdyby coś posypało się w trakcie. I Tobie też to polecam.

Time Bound – startupy generalnie powinny również dzielić cele długoterminowe na mniejsze, możliwe do zarządzania kamienie milowe. Takie podejście sprawia, że cele są bardziej osiągalne i pozwala zespołom świętować małe zwycięstwa po drodze. Jakiekolwiek by one nie były. Finalnie chodzi jednak o tempo i motywację, ale też aktywne zapobieganie wypaleniu.

Nie muszę nikogo przekonywać, że warto warto regularnie przeglądać cele. Pivot i zmiana kierunku, a także decyzji, to rzeczy nieodzowne w każdym startupie. Druga natura. Nie daj się jednak rozproszyć tym elementom. Pamiętaj o długoterminowej wizji korzystając z metodologii SMART.

Strategie ustalania priorytetów zadań

Dobra, skoro mamy jasno określone cele, to zróbmy jeden krok do przodu. Następną rzeczą w kolejności będzie skuteczne ustalenie priorytetów zadań.

Można nad tym ubolewać, albo po prostu to zaakceptować, ale zasoby w startupach są często ograniczone. Po prostu. Roboty jest mnóstwo, a w tle cały czas wydaje się, że tylko i wyłącznie jej dochodzi. W tym wypadku kluczowe jest skupienie się na najbardziej krytycznych zadaniach, które wpływają na kierunek poruszania się firmy (czyli oczywiście drodze do zarabiania gotówki).

Tutaj również nie będę zbyt oryginalny, ale postawię na macierz Eisenhowera. Pamiętam, jak spotkałem się z tą strategią pierwszy raz i wydała mi się ona śmieszna. Problem jest jednak taki, że jakkolwiek by ona nie wyglądała – to po prostu działa.

Matryca składa się z czterech ćwiartek:

Pilne i ważne

To zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi i mają znaczące konsekwencje, jeśli nie zostaną szybko ukończone. Tymi zadaniami należy zająć się zawsze w pierwszej kolejności.

Niepilne, ale ważne

Zadania, które przyczyniają się do realizacji długoterminowych celów i mają duży wpływ na sukces startupu. Zadania te powinny zostać zaplanowane – zarówno pod względem wolumenu jak i czasu, który trzeba im poświęcić.

Pilne, ale nieważne

Zadania, które wymagają natychmiastowej uwagi, ale mają niewielki wpływ na cele startupu. Zadania te powinny być delegowane na zewnątrz lub minimalizowane pod kątem ilościowym, gdy tylko jest to możliwe.

Niepilne i nieważne

Zadania, które mają minimalny wpływ i mogą zostać odroczone lub wyeliminowane. Zadań tych należy unikać lub zaplanować je na później.

Inną skuteczną metodą ustalania priorytetów, która całkiem nieźle się sprawdza jest technika MoSCoW. MoSCoW to skrót od Must, Should, Could i Won’t. Podejście to pomaga zespołom ustalać priorytety zadań w oparciu o ich względną ważność i wykonalność.

Oto jak to działa:

Must

To zadania niepodlegające negocjacjom, które są krytyczne dla sukcesu startupu i muszą zostać ukończone w określonych ramach czasowych.

Should

To ważne zadania, które dodają znaczącą wartość, ale nie są tak wrażliwe na czas jak zadania „Must”. Należy je wykonać, jeśli pozwalają na to czas i zasoby.

Could

To zadania, które są pożądane, ale nie niezbędne. Można się nimi zająć, jeśli dostępny jest dodatkowy czas lub zasoby po wykonaniu zadań „Must” i „Should”.

Won’t

To zadania, które nie są priorytetem w bieżących ramach czasowych i mogą zostać odroczone lub wyeliminowane.

No i na koniec, zasdada Pareto, którą widać wszędzie. 80/20. Koncepcja pozwalająca na ustalanie priorytetów – jako dodatek do tych dwóch, które wymieniłem wyżej. Zasada ta sugeruje, że około 80% wyników pochodzi z 20% nakładu pracy. W kontekście zarządzania czasem w startupie oznacza to, że identyfikacja i skupienie się na 20% zadań, które generują najbardziej znaczące wyniki, może prowadzić do bardziej efektywnego wykorzystania czasu i zasobów (szczególnie tych ograniczonych).

Techniki zarządzania czasem

Skoro jesteśmy już po ustaleniu priorytetów zadań, następnym krokiem jest wykorzystanie technik pozwalających na zarządzanie czasem. Ja korzystam z dwóch najpopularniejszych – blokowania czasu oraz Pomodoro.

Kiedyś usłyszałem, że w ramach blokowania czasu warto przemyśleć, czy nie zrobić tego bezpośrednio w swoim kalendarzu. No bo głupio byłoby się nie pojawić na spotkaniu ze sobą samym, prawda? Brzmi to trywialnie, ale działa. Szczególnie jeśli uda Ci się dołożyć do tego np tryb Focus w macOS, czy odgórne wyłączenie powiadomień w elektronice, którą trzymasz koło siebie.

Bardzo długo wzbraniałem się przed tym sposobem, ale teraz żałuję. Traktuje blokowanie czasu jako rzecz działającą u mnie “płynnie”. Wiem po prostu, kiedy muszę siąść i się skupić, a kiedy mogę nieco sobie poluzować. Staram się blokować swój czas szczególnie z rana, wtedy kiedy jestem najbardziej produktywny. Ustalenie odógrnych godzin w startupie na tego typu działania to także zazwyczaj dobry pomysł.

I nie, nie potrzeba Ci do tego żadnej specjalnej aplikacji. Wystarczy po prostu kalendarz. Nawet ten papierowy.

Inną popularną techniką zarządzania czasem jest Technika Pomodoro. Metoda ta, opracowana przez Francesco Cirillo, polega na pracy w skoncentrowanych 25-minutowych interwałach, zwanych „pomodoros”. Po nich następują krótkie przerwy. Oczywiście sam czas można dopasowywać do siebie – ja na co dzień korzystam z 30 minutowych bloków. Po testach różnych wartości wyszło na to, że w takim okresie czasu jestem w stanie nie tylko skupić się na kontekście, ale też realnie wyprodukować coś “wartościowego”.

Zasada jest prosta. Aby skorzystać z Techniki Pomodoro, zacznij od wybrania zadania, nad którym chcesz pracować. Ustaw minutnik na 25 minut i pracuj nad zadaniem bez przerwy. Gdy minutnik wyłączy się, zrób sobie krótką 5-minutową przerwę. Po wykonaniu czterech pomodoros, zrób sobie dłuższą przerwę trwającą 15-30 minut. Cykl ten można powtarzać przez cały dzień, pomagając sobie lub zespołom utrzymać stały poziom produktywności.

Oczywiście zachęcam tutaj do maksymalnego eksperymentowania z długościami czasu pracy oraz samych przerw. Każdy działa w nieco inny sposób i potrzebuje rozwiązania dopasowanego do siebie.

Są jeszcze dwa małe dodatki, na które chciałbym zwrócić uwagę w kontekście organizacji pracy oraz samych technik. Pierwsza z nich, to grupowanie podobnych zadań. Grupując powiązane zadania i wykonując je w jednej sesji, możesz zminimalizować obciążenie poznawcze związane z przełączaniem się między różnymi rodzajami działań. Takie podejście jest szczególnie przydatne w przypadku tasków takich jak odpowiadanie na e-maile, publikowanie w mediach społecznościowych czy też w robieniu researchu.

Drugi (o którym już trochę wspomniałem), to eliminacja czynników rozpraszających. Jest ona kluczowa dla wszystkich powyższych technik zarządzania czasem. Powiadomienia są przecież wszędzie – od maila, przez LinkedIn, po telefon. Warto stworzyć sobie jasną granicę na temat tego, na czym i kiedy chcesz się skupić. Ja po prostu zaprogramowałem kilka trybów Focus i przełączam się między nimi, kiedy jest to konieczne. Dni bez spotkań to kolejna rzecz, która bardzo dobrze sprawdziła się w jednym ze startupów, w którym pracowałem.

Delegowanie zadań i outsourcing

Coraz więcej startupów decyduje się na wykorzystanie zewnętrznych pracowników (najczęściej po prostu freelancerów) i deleguje im zadania, aby uwolnić wewnętrzne zasoby.

Skuteczne delegowanie zaczyna się od identyfikacji zadań, które można przekazać innym. Wymaga to jasnego zrozumienia umiejętności, doświadczenia i obciążenia pracą każdego członka zespołu. (a to już z założenia nie jest proste).

Ja w tym przypadku skupiłbym się na zidentyfikowaniu zadań, które są stosunkowo proste, powtarzalne lub nie mają większego wpływu na proces decyzyjny foundera. To dobrzy kandydaci, aby “wypchnąć” ich na zewnątrz.

Problem jest jednak taki, że często przygotowanie się do delegowania zadań wymaga dodatkowej pracy – instrukcji oraz klarownego przekazania oczekiwań. Nie wspominając już o terminach, ustaleniu poziomu autonomii czy też zapewnieniu odpowiedniego kontekstu w ramach organizacji. Nie dziwi mnie też, że często to właśnie w tym momencie decyzja o delegowaniu zostaje przesunięta.

A to poważny błąd, szczególnie jeśli da się znaleźć osobę, która będzie w stanie rzetelnie wykonać wybrane zadania i przejąć odpowiedzialność.

Gdybym miał wybrać najważniejszy czynnik, który zapewnia skuteczne delegowanie czy też outsourcing pracy, to zdecydowanie postawiłbym tutaj na komunikację. Niestety to umiejętność, którą trzeba rozwijać praktycznie cały czas.

Jeśli operujesz w startupie, to na pewno musisz ustanowić jasny kanał wymiany informacji, nauczyć się zadawać odpowiednie pytanie czy też przyzwyczaić się do tego, jak łatwo zlecone zadania spadają z wyznaczonych torów.

Korzystanie z klasycznych narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Trello, Asana lub Jira, może ułatwić współpracę i utrzymać wszystkich na tej samej drodze.

Podsumowanie

Podsumowując, efektywne zarządzanie czasem i ustalanie priorytetów to kluczowe umiejętności dla startupów poruszających się w szybko zmieniającym się środowisku biznesowym. Wyznaczając jasne cele, strategicznie ustalając priorytety zadań i wdrażając sprawdzone techniki zarządzania czasem, zespoły startupowe mogą zoptymalizować wykorzystanie czasu, zwiększyć produktywność i nie stracić motywacji do pracy.

Zostawiłem sobie jeszcze jedną rzecz na koniec – mianowicie sztuczną inteligencję. Wszystkie z technik i sposobów, które opisałem wyżej możecie śmiało zintegrować z codziennym wykorzystaniem AI. To co prawda temat na inny tekst, ale sztuczna inteligencja sprawdza się bardzo dobrze w roli project managera lub “osoby”, która jest odpowiedzialna za organizowanie pracy.

AI rozumie techniki takie, jak SMART, macierz Eisenhowera czy MoScOw i nie ma większych przeszkód w tym, aby spróbować zrobić mały brainstorming z algorytmami – aby szybciej ułożyć priorytety i zadania, które są do wykonania.

Ostatecznie tak naprawdę kluczem do skutecznego zarządzania czasem w startupie jest znalezienie tego, co działa najlepiej dla danej osoby i zespołu. Eksperymentując z różnymi technikami, pozostając otwartym na informacje zwrotne i wprowadzając korekty w razie potrzeby, możesz stworzyć własne, indywidualne podejście do zarządzania czasem.

Uwierz mi, przeceniałem to wszystko przez wiele lat. Aż przyszedł czas naprawdę intensywnej pracy.

Do starych nawyków nie mam już zamiaru wracać.

Aleksander Piskorz