Jak automatyzować obieg dokumentów w firmie dzięki AI? Przykład firmy logistycznej
Branża logistyczna to globalna sieć, w której czas dostawy liczy się w godzinach, a marża często w ułamkach procenta. Jest to sektor oparty na nieustającej płynności: płynności transportu morskiego (TEU), lotniczego (Time Critical) oraz lądowego. Jednak prawdziwym „wąskim gardłem” w tym wyścigu nie jest opóźnienie na morzu czy w powietrzu. Jest nim obieg dokumentów wewnątrz firmy.
Firmy z segmentu tzw. TSL (transport, spedycja i logistyka – przyp. red.) przetwarzają rocznie dziesiątki, a czasem setki tysięcy dokumentów, od Lotniczych Listów Przewozowych i Konosamentów, przez faktury frachtowe, po skomplikowane dokumenty celne (SAD, T1).
Ten manualny proces to:
- Czasochłonne wprowadzanie danych ręcznie
- Generowanie kosztownych błędów
- Kradzież czasu
Przynajmniej naszym zdaniem, czyli ekipy Red Sky AI, każdy dokument w organizacji powinien przestać być obciążeniem, a stać się źródłem natychmiastowej informacji. Brzmi zbyt pięknie, aby było prawdziwe? Zapnijcie pasy i złóżcie stoliki. Pokażemy, jak dzięki AI można nie tylko automatyzować obieg, ale uczynić z tego automatyzacji strategiczną przewagę konkurencyjną.
Manualny chaos w transporcie, spedycji i logistyce
W firmie logistycznej dokumentacja dotyka niemal każdego działu. Zanim ładunek dotrze do celu, dokument musi przejść przez kilka „punktów bólu”, z których każdy spowalnia proces. Jak to wygląda w praktyce? Rozbijmy to na atomy, a konkretniej na działy i ich realne problemy wynikające z braku automatyzacji.
Dział operacji
Problem: Konieczność ręcznej walidacji danych z dokumentów przewozowych (AWB/CMR/B/L) i manifestów przed ich wprowadzeniem do systemu TMS. To wymaga uwagi 24/7.
Ryzyko: Błąd w adresie, masie lub klasyfikacji towaru niebezpiecznego (DGR) generuje natychmiastowe problemy operacyjne i finansowe.
Dział Finansowy
Problem: Otrzymywanie faktur frachtowych i opłat lotniskowych od setek kontrahentów, w różnych walutach i strefach czasowych. Ręczne klasyfikowanie tych kosztów i przypisywanie ich do odpowiednich zleceń opóźnia zamknięcie miesiąca i spowalnia cash flow.
Agencja Celna/Magazyn
Problem: Masowe wprowadzanie i archiwizacja dokumentów celnych oraz weryfikacja zgodności z Oświadczeniami IATA/warunkami ubezpieczeń. Skala operacji, na przykład obsługa tysięcy odpraw celnych rocznie, zamienia to w tytaniczną pracę.
AI może być centralnym mózgiem obiegu dokumentów w Waszej firmie
Wyobraź sobie, że jesteśmy – jako Red Sky AI – w stanie zbudować system, który zrozumie Wasz kontekst biznesowy i podejmuje decyzje. Co konkretnie możemy zrobić? Przykłady poniżej.
- Tworzymy AI, które wykorzystuje OCR do odczytu danych z dowolnego dokumentu (skan, zdjęcie, PDF), nawet nieustrukturyzowanego. Następnie, dzięki modelom językowym, inteligentnie klasyfikuje ten dokument (np. „Faktura frachtowa z Gdyni za FCL”, „AWB z Importu Azja”, „Oświadczenie DGR”). Efekt? Już na tym etapie osiągamy 99% dokładności, eliminując ludzki błąd w przepisywaniu krytycznych danych.
- Automatycznie porównujemy dane z dokumentu (np. numer referencyjny AWB, kwota frachtu) z danymi w Twoim systemie ERP/TMS. Na podstawie wcześniej zdefiniowanych reguł, inteligentnie klasyfikujemy koszty i przypisujemy je do właściwego projektu lub numeru zlecenia. Efekt dla finansów to 70-80% redukcja czasu przetwarzania dokumentów.
- Po zatwierdzeniu danych, AI automatycznie integruje się z Twoim istniejącym systemem ERP/TMS. Jeśli dokument wymaga uwagi człowieka (np. kwota poza zakresem, brak wymaganych certyfikatów), AI klasyfikuje to zgłoszenie i kieruje je do odpowiedniego działu (np. prawnik, dział celny).
Wartość AI w kontekście Time Critical Mastery
W logistyce, szczególnie w segmentach Time Critical, automatyzacja obiegu dokumentów przekłada się bezpośrednio na przewagę rynkową.
Co Liderzy TSL zyskują dzięki automatyzacji Red Sky AI?
- Procesy, które trwały godziny, zaczynają zajmować minuty. Twój zespół może odetchnąć.
- 3x szybsze przetwarzanie dokumentów i danych. To oznacza szybsze wyceny, szybsze odprawy celne i szybszą realizację zleceń.
- Eliminujesz kosztowne błędy wynikające z pracy manualnej. Jeśli weźmiemy pod uwagę duży zespół spedycyjny, oszczędność 30 minut dziennie na pracownika to setki dodatkowych godzin rocznie na rozwój i strategię.
- 41% mniej czasu na operacje administracyjne. Zespół może skupić się na innowacjach, optymalizacji łańcuchów dostaw i budowaniu relacji z klientami, zamiast na „kopiuj-wklej”.
W Red Sky AI wierzymy, że przyszłość logistyki leży w uwolnieniu ludzi od rutyny. Nie musisz wymieniać systemów. Potrzebujesz narzędzi, które wykonają monotonną pracę za Ciebie.
***
Teraz pora na Twój krok. Czas to jedyny zasób, którego nie odzyskasz. Nie trać go więcej.
Umów swój Audyt: TUTAJ
Zadzwoń do nas: +48 888 704 921