Case Study: Jak zredukowaliśmy liczbę spotkań o 80%?

Przekształcamy pomysły w zbierające laury biznesy, a spółki, które już istnieją w portfelu Tar Heel Capital Pathfinder wspieramy w obszarach: HR, rekrutacji, administracji, legal, marketingu, strategii. Oznacza to, iż oczy founderów i zarządów blisko 25 firm nierzadko są zwrócone właśnie na nas. Leży na nas niebagatelna odpowiedzialność: uczymy nowe firmy, jak zarządzać swoją pracą, by się rozwijać. Chcąc dać im najlepszy możliwy przykład, stale szukamy narzędzi usprawniających procesy, które moglibyśmy zarekomendować spółkom portfelowym.

Przed Tobą historia jednego z nich, czyli ClickUp. To aplikacja, którą wykorzystaliśmy do poprawy jakości naszej pracy. Efekty przekroczyły wszelkie oczekiwania. Może Twoja organizacja skorzysta z takiego doświadczenia?

*** tekst nie jest sponsorowany przez ClickUp

Czym jest ClickUp?

ClickUp to istniejące od 2017 roku wszechstronne narzędzie do zarządzania projektami i zadaniami, które umożliwia użytkownikom organizację pracy, śledzenie postępów projektów i komunikację zespołową w jednym miejscu. Pozwala na tworzenie list zadań, harmonogramowanie, nadawanie priorytetów, analizowanie wyników i integracje z innymi aplikacjami. Podobne rozwiązania oferuje Asana, Jira, Notion, Trello, Monday.

W Red Sky używamy ClickUp od blisko 2021 roku. Poniższe case study dotyczy pierwszego roku pełnego wdrożenia aplikacji.

Wyzwanie, w którym pomógł nam ClickUp: nieefektywne spotkania i chaotyczna komunikacja projektowa

W znakomitej części biznesów, zwłaszcza tych większych, mówi się o silosach – teamach, które skupiają się wyłącznie na koszuli najbliższej ciału. Definiowane różnymi terminami: departamenty, wydziały, czy sekcje nie mają ze sobą codziennej interakcji. I nie wiedzą co dzieje się u tych drugich. W Red Sky jest odwrotnie. Posłużmy się przykładem: zespół rekrutacyjny na co dzień współtworzy content dla marketingu Red Sky, a zespół HR współpracuje z zespołem prawników, pomagając dosłownie zakładać nowe spółki portfelowe.
Taka cross-teamowość stanowi nie lada wyzwanie, a nasz coroczny audyt wykazał, iż zmagamy się z kilkoma problemami.

Po pierwsze, w Red Sky organizujemy zbyt wiele spotkań, co nie sprzyja jakościowemu wykorzystaniu czasu pracowników.

Po drugie, firma musi poprawić jakość komunikacji pomiędzy zespołami.

Po trzecie, procesy zgłaszania rekrutacji do spółek portfelowych Red Sky nie są w pełni efektywne, ze względu na zaangażowanie wielu interesariuszy i ciągłą komunikację e-mailową, której przepracowanie zajmuje długie tygodnie.

– Takie podejście skutkowało kilkoma wyzwaniami, niepokojem menedżerów zajmujących się rekrutacją, zakłóceniem harmonogramu rekruterów i straconymi szansami na pozyskanie najlepszych kandydatów – mówi Ewa Lale, Recruitment Business Partner w Red Sky.

Ponadto, zdiagnozowaliśmy że korzystamy z aż 9 aplikacji, które spełniają tylko jedną funkcję:

• Trello – zarządzanie zadaniami
• Calamari – mierzenie czasu pracy
• Excel – gromadzenie danych
• Formularze Google – ankiety
• Papierowe notesy – tworzenie list i zarządzanie planem swojego dnia
• Slack – komunikacja wewnętrzna
• Google Meet – omawianie statusu projektu i zadań, decydowanie o priorytetach
• Dokumenty Google – baza wiedzy
• Miro – burza mózgów, praca zespołowa

Sporo tego, prawda? Jako firma wierząca w technologię i automatyzację, wierzyliśmy, że potrzebujemy narzędzia, które zastąpi wszystkie powyższe, zwiększając naszą produktywność.

Rozwiązanie: narzędzie jak pierścień Saurona – one to rule them all

O ClickUp dowiedzieliśmy się szukając narzędzia do zarządzania projektami. Pierwotnie, zwróciliśmy oczy w kierunku innej aplikacji. Zrobiliśmy research konkurencji. Wtedy, poznaliśmy ClickUpa. Po dogłębnej weryfikacji jego możliwości i analizie rynku, uznaliśmy że to jest właśnie narzędzie dla nas, szytę na miarę naszych potrzeb. I poszliśmy właśnie w tę stronę.

Jakie efekty przyniosło wdrożenie ClickUp?

Zwiększyliśmy efektywność spotkań

Nerwowe wymyślanie agendy spotkania z przełożonym na 10 minut przed statusem? Dopytywanie się inicjatora calla, co będziecie podczas niego omawiać? Jesteśmy pewni, że znacie takie sytuacje z autopsji. My też. Dlatego postanowiliśmy temu zaradzić. Dzięki ClickUp, agendy spotkań generują się automatycznie, a możliwość tworzenia spersonalizowanych dashboardów sprawia, że klarowniej i szybciej możemy wyjaśnić, co chcemy osiągnąć przed potencjalnym spotkaniem. Jeżeli ono w ogóle jest potrzebne.

Przykład: Manager chce poznać status kilku różnych projektów: kto kontrybuuje, czy zmieszczenie się w deadlinie jest wykonalne, jak wygląda zaangażowanie członków zespołu. Bez Clickup, nierzadko musiałby zwołać kilka spotkań, aby zebrać informację od współpracowników. Dzięki Clickup, manager dodany nawet jako obserwator, może przeanalizować komunikację dotyczącą projektu oraz szybko mieć informacje co do statusu realizowanych działań.

Spotkania stają się też efektywniejsze, bo agenda generuje się dzięki transparentnej pracy na ClickUp.

Ponadto, w Red Sky wykorzystujemu dashboardy do centralizacji i zarządzania odpowiednimi aktualizacjami dla zespołów i projektów. Dzięki temu, przepływ informacji jest skuteczniejszy.

Poprawiliśmy komunikację wewnątrz firmy

Długie maile, konwersacje na kilkadziesiąt wiadomości odeszły do lamusa. Podobnie jak konieczność sporządzania fizycznych notatek. Wszystko jest w dedykowanych dashboardach, taskach i subtaskach.

– ClickUp nie był celem samym w sobie. Jest narzędziem, które umiejętnie wykorzystaliśmy aby wprowadzić nową kulturę pracy. Chociaż wyrobienie nawyku trackowania całej komunikacji w narzędziu zajęło trochę czasu, opłaciło się! – mówi Ewa Lale.

Od 2022 roku, w Red Sky, wszystko musi być w ClickUp. Na pierwszy rzut oka brzmi jak wyzwanie. Ale ta rewolucja jest tego warta: mniej spotkań, płynne przekazywanie informacji między członkami zespołu i każdy jest ze wszystkim na bieżąco. Dodatkowo, utrzymywanie komunikacji projektowej i transparentność zadań w jednym miejscu umożliwia pracę każdemu członkowi zespołu w najbardziej dogodnym dla niego czasie.

Usprawniliśmy procesy rekrutacyjne

Od momentu wdrożenia ClickUp, nie tylko usprawniliśmy procesy wewnętrzne, ale także swoje podejście do pracy z klientem (spółkami portfelowymi). Przykład: hiring manager zna status procesu rekrutacyjnego z Clickup, rozumie jego metodykę i jakie są kolejne kroki. Wszystkiego dowiaduje się podczas kilkumintowej wizyty w ClickUp, wcześniej – potrzebne było spotkanie, które zabierało czas kilku osób.

Takimi liczbami możemy się pochwalić

Pierwszym pełnym rokiem, w którym Red Sky korzystało z ClickUp, był 2022. Wyniki tych 12 miesięcy są imponujące:

• Zautomatyzowanie 42% procesów HR
• Zminimalizowanie o 40% czasu poświęconego na analizę prawną
• Redukcja całkowitej liczby spotkań o 80% i długości spotkań o 50%
• Trzy razy szybszy proces otwarcia procesu rekrutacyjnego (z 21 dni do 7 dni)
• ClickUp zastąpił dziewięć narzędzi

Jesteśmy w 100% przekonani do słuszności naszej decyzji – ClickUp był strzałem w dziesiątkę. Jednak, jeżeli czytając poniższy tekst, drogi czytelniku/czytelniczko, nabrałeś ochoty na zaimplementowanie tego w swojej organizacji, zważ na to, iż kluczowe jest wybranie narzędzia, które będzie pasować do specyfiki Twojej firmy. W pierwszym kroku, warto dokładnie zidentyfikować Wasze potrzeby, cele i wąskie gardła.

Bartosz Fijałkowski