Wdrożenie AI w HR na bałagan to błąd. Jak uniknąć automatycznego chaosu?

Wyobraź sobie taką scenę: z entuzjazmem wdrażasz nowoczesne narzędzie AI, które ma zautomatyzować rekrutację. System błyskawicznie analizuje setki CV, ale… odrzuca idealnych kandydatów, bo nie potrafi odczytać niestandardowego formatu pliku.

W tym samym czasie zaprasza na rozmowy osoby bez kluczowych kwalifikacji, bo algorytm „uznał”, że kurs online sprzed dekady jest równoważny z 5-letnim doświadczeniem komercyjnym.

Chaos? To dopiero początek.

Witaj w świecie „zautomatyzowanego chaosu” – najdroższej pułapki, w jaką wpadają dziś działy HR.

W RED SKY, jako venture builder, widzieliśmy to na własne oczy. Zanim zaczęliśmy czerpać realne korzyści z AI w naszych spółkach portfelowych, musieliśmy nauczyć się na błędach – własnych i cudzych.

Dziś dzielimy się tą wiedzą, abyś Ty nie musiał ich powtarzać. Zanim zainwestujesz w jakiekolwiek, nawet najprostsze narzędzie AI, musisz „posprzątać” swoje procesy.

Pokażemy Ci, od czego zacząć.

Syndrom „Błyszczącej Zabawki”: Dlaczego wdrażamy AI, zanim uporządkujemy podstawy?

Presja rynku jest ogromna. Wszyscy mówią o AI, a na LinkedIn co drugi post to lista „magicznych promptów”. Liderzy czują, że muszą działać, aby nie zostać w tyle. Do tego dochodzą obietnice marketingowe dostawców oprogramowania, którzy malują wizję w pełni autonomicznych działów HR.

To syndrom „błyszczącej zabawki” – pogoń za nowością bez zrozumienia, czy fundamenty naszej organizacji są na nią gotowe.

Prawda jest taka, że dla wielu firm epicentrum problemów wciąż stanowi „Excel Hell”. Kluczowe dane o pracownikach i kandydatach krążą w niekończącej się pętli między mailami, dziesiątkami arkuszy kalkulacyjnych a starym systemem ATS. Wdrożenie AI na taki grunt to jak budowa nowoczesnego wieżowca na bagnach.

CEO jednej ze spółek prosił mnie o weryfikację narzędzia AI, w które chcieli zainwestować – automatyzujące cały proces rekrutacyjny od A do Z – bez udziału człowieka. Kiedy zapytałam jak wygląda ich dotychczasowy proces, okazało się – że…po prostu go nie było. Ktoś drukował CV (o zgrozo!), ktoś inny szedł na rozmowę – zero informacji zwrotnej i komunikacji miedzy działami. Pojawiło się moje pytanie – to w takim razie czego oczekujecie od narzędzia zewnętrznego? Odpowiedź była dokładnie taka, jakiej się spodziewałam. Nie wiem…

Czego nie powiedzą Ci dostawcy oprogramowania? Prawda o wdrożeniach AI w HR

Dostawcy technologii sprzedają marzenia o autonomicznych procesach i oszczędnościach liczonych w tysiącach godzin. To ich praca. Naszą pracą, jako praktyków, jest oddzielenie marketingowej wizji od operacyjnej rzeczywistości.

Testując różne rozwiązania w naszych spółkach portfelowych, nauczyliśmy się jednej, brutalnej prawdy:

AI jest jak niezwykle szybki i precyzyjny pracownik, ale jeśli dasz mu niechlujne instrukcje i bałagan w danych, z precyzją i szybkością… wygeneruje jeszcze większy bałagan.

Oto kilka „niewygodnych prawd”, o których rzadko usłyszysz na prezentacji sprzedażowej:

„Garbage in, garbage out” to nie slogan, tylko prawo fizyki HR Tech. Algorytm nie naprawi złej jakości danych. On ją tylko zeskaluje.
AI nie zgadnie, co masz na myśli. System musi być „nakarmiony” jasnymi regułami i czystymi danymi, aby mógł podejmować właściwe decyzje.
Integracja to 80% sukcesu. Najlepsze narzędzie AI, które nie „rozmawia” z Twoimi pozostałymi systemami (np. kalendarzem, systemem kadrowo-płacowym), szybko stanie się kolejną, frustrującą wyspą danych.

Zamiast kolejnych promptów: 3 procesy HR, które musisz posprzątać, zanim oddasz je maszynom

Zanim zaczniesz pytać ChatGPT o cokolwiek, zadaj sobie te 3 pytania dotyczące Twoich wewnętrznych procesów. To fundament, bez którego każda inwestycja w technologię będzie przepalaniem budżetu.

1. Obieg Danych i Dokumentów: Czy masz jedno źródło prawdy?

Problem: CV kandydatów w mailach rekruterów, umowy w różnych folderach, oceny okresowe w dziesiątkach plików Excel, a dane o wynagrodzeniach w jeszcze innym systemie. Brzmi znajomo? To przepis na katastrofę.
Ryzyko z AI: Automatyzacja oparta na nieaktualnych danych może prowadzić do fatalnych błędów – od wysłania oferty do kandydata, który już ją odrzucił, po problemy z RODO wynikające z przetwarzania danych bez zgody.
Rozwiązanie (Krok 1): Zacznij od mapowania. Narysuj, jak informacja (np. o nowym kandydacie) przepływa przez Twoją organizację. Gdzie się rodzi, kto ją modyfikuje, gdzie jest przechowywana? Twoim celem jest stworzenie jednego źródła prawdy dla każdego typu danych.

Case study ze spółki portfelowej: „W jednej z naszych spółek z branży gamedev borykaliśmy się z problemem 'ginących’ kandydatów. Okazało się, że najlepsi artyści i deweloperzy byli polecani przez pracowników bezpośrednio do menedżerów, a ich CV nigdy nie trafiały do systemu. Po wdrożeniu prostego, centralnego systemu do zarządzania aplikacjami (jeszcze bez grama AI!) i ustaleniu zasady, że „kandydat, którego nie ma w systemie, nie istnieje”, czas rekrutacji skrócił się o 30%, a my uniknęliśmy sytuacji, w której dwie różne osoby z firmy kontaktowały tego samego specjalistę w tej samej sprawie.

2. Proces Rekrutacji: Czy Twoje etapy są jasne i mierzalne?

Problem: Proces rekrutacji, który przypomina improwizację. Niejasne kryteria oceny, subiektywne decyzje, kandydaci „utykający” na tygodnie między etapami i brak spójnego feedbacku.

Ryzyko z AI: To idealne środowisko do wzmocnienia istniejących uprzedzeń (bias). Jeśli Twoje historyczne dane pokazują, że zatrudniałeś głównie mężczyzn z jednej uczelni, „inteligentny” algorytm nauczony na tych danych będzie powielał ten wzorzec, skutecznie odrzucając wartościowych, ale „innych” kandydatów.

Rozwiązanie (Krok 1): Zdefiniuj twarde, obiektywne kryteria na każdym etapie. Co kandydat musi umieć (must-have), a co jest tylko dodatkowym atutem (nice-to-have)? Stwórz prostą matrycę kompetencji dla każdego stanowiska i ustal SLA (Service Level Agreement) na feedback po rozmowie.

3. Onboarding i Offboarding: Czy to ustrukturyzowany proces, czy improwizacja?

Problem: Pierwszy dzień nowego pracownika. Nie ma laptopa, dostępy nie działają, a menedżer jest na urlopie. Z kolei przy odejściu pracownika nikt nie pamięta o zablokowaniu dostępu do firmowej chmury. To nie tylko chaos, to realne ryzyko dla bezpieczeństwa.
Ryzyko z AI: Zautomatyzowany system, który bazuje na chaosie, będzie z automatu wysyłał błędne powitania, nie przyznawał kluczowych dostępów lub, co gorsza, nie odbierał ich po zakończeniu współpracy.
Rozwiązanie (Krok 1): Stwórz prostą, ale żelazną checklistę onboardingową i offboardingową. Użyj do tego dowolnego narzędzia do zarządzania zadaniami (Trello, Asana, a nawet współdzielony dokument). Przypisz „właścicieli” do każdego zadania (IT odpowiada za sprzęt, HR za dokumenty, menedżer za wprowadzenie do zespołu).

Jak zatrudnić algorytmy, aby HR w końcu miał czas na… ludzi?

Całe to „sprzątanie” może wydawać się żmudną pracą, daleką od ekscytującej wizji AI. Ale prawda jest taka, że to jedyna droga, aby technologia stała się realnym wsparciem, a nie kolejnym źródłem frustracji.

Celem automatyzacji nie jest technologia sama w sobie. Celem jest odzyskanie czasu. Czasu, który Twój zespół HR może wreszcie poświęcić na to, w czym maszyny nigdy nie zastąpią człowieka: na strategiczne rozmowy z biznesem, na budowanie kultury organizacyjnej, na wspieranie rozwoju talentów i na zwykłą, ludzką empatię.

Wizja przyszłości według RED SKY jest prosta: HR przestaje być „sekretarką danych”, a staje się realnym partnerem dla biznesu. Partnerem, który dzięki mądremu wsparciu technologii może wreszcie skupić się na tym, co najważniejsze – na ludziach.

Wdrożenie AI w HR to maraton, nie sprint.

Zaczyna się nie od zakupu oprogramowania, ale od odważnego spojrzenia w głąb własnej organizacji i uporządkowania fundamentów. To praca, która procentuje – nie tylko niższymi kosztami i większą efektywnością, ale przede wszystkim zwolnieniem ludzkiego potencjału.

W tym artykule zaledwie dotknęliśmy powierzchni. Pokazaliśmy, co trzeba zrobić. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak to zrobić krok po kroku, z wykorzystaniem konkretnych frameworków i narzędzi, które sprawdziliśmy w boju…

Zapraszamy na bezpłatny webinar „HR jako System Operacyjny Organizacji”, podczas którego poznasz więcej, praktycznych lekcji i wskazówek płynących z transformacji HR w naszych spółkach.

Zarezerwuj swoje miejsce i dowiedz się, jak zrobić upgrade swojego HR do wersji AI, unikając kosztownych błędów.

Zapisz się na webinar

Aleksandra Żołnowska
People & Talent Business Partner @ Red Sky