{"id":126,"date":"2023-10-30T13:48:37","date_gmt":"2023-10-30T12:48:37","guid":{"rendered":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/?p=126"},"modified":"2024-01-31T13:53:17","modified_gmt":"2024-01-31T12:53:17","slug":"case-study-jak-dzieki-clickup-zredukowalismy-liczbe-spotkan-o-80-i-zautomatyzowalismy-42-procesow-hr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/case-study-jak-dzieki-clickup-zredukowalismy-liczbe-spotkan-o-80-i-zautomatyzowalismy-42-procesow-hr\/","title":{"rendered":"Case Study: Jak zredukowali\u015bmy liczb\u0119 spotka\u0144 o 80%?"},"content":{"rendered":"\n

Przekszta\u0142camy pomys\u0142y w zbieraj\u0105ce laury biznesy, a sp\u00f3\u0142ki, kt\u00f3re ju\u017c istniej\u0105 w portfelu Tar Heel Capital Pathfinder<\/a> wspieramy w obszarach: HR, rekrutacji, administracji, legal, marketingu, strategii. Oznacza to, i\u017c oczy founder\u00f3w i zarz\u0105d\u00f3w blisko 25 firm nierzadko s\u0105 zwr\u00f3cone w\u0142a\u015bnie na nas. Le\u017cy na nas niebagatelna odpowiedzialno\u015b\u0107: uczymy nowe firmy, jak zarz\u0105dza\u0107 swoj\u0105 prac\u0105, by si\u0119 rozwija\u0107. Chc\u0105c da\u0107 im najlepszy mo\u017cliwy przyk\u0142ad, stale szukamy narz\u0119dzi usprawniaj\u0105cych procesy, kt\u00f3re mogliby\u015bmy zarekomendowa\u0107 sp\u00f3\u0142kom portfelowym.<\/p>\n\n\n\n

Przed Tob\u0105 historia jednego z nich, czyli ClickUp<\/a>. To aplikacja, kt\u00f3r\u0105 wykorzystali\u015bmy do poprawy jako\u015bci naszej pracy. Efekty przekroczy\u0142y wszelkie oczekiwania. Mo\u017ce Twoja organizacja skorzysta z takiego do\u015bwiadczenia?<\/p>\n\n\n\n

*** tekst nie jest sponsorowany przez ClickUp<\/em><\/p>\n\n\n\n

Czym jest ClickUp?<\/h2>\n\n\n\n

ClickUp to istniej\u0105ce od 2017 roku wszechstronne narz\u0119dzie do zarz\u0105dzania projektami i zadaniami, kt\u00f3re umo\u017cliwia u\u017cytkownikom organizacj\u0119 pracy, \u015bledzenie post\u0119p\u00f3w projekt\u00f3w i komunikacj\u0119 zespo\u0142ow\u0105 w jednym miejscu. Pozwala na tworzenie list zada\u0144, harmonogramowanie, nadawanie priorytet\u00f3w, analizowanie wynik\u00f3w i integracje z innymi aplikacjami. Podobne rozwi\u0105zania oferuje Asana<\/a>, Jira<\/a>, Notion<\/a>, Trello<\/a>, Monday<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

W Red Sky u\u017cywamy ClickUp od blisko 2021 roku. Poni\u017csze case study dotyczy pierwszego roku pe\u0142nego wdro\u017cenia aplikacji.<\/p>\n\n\n\n

Wyzwanie, w kt\u00f3rym pom\u00f3g\u0142 nam ClickUp: nieefektywne spotkania i chaotyczna komunikacja projektowa<\/h2>\n\n\n\n

W znakomitej cz\u0119\u015bci biznes\u00f3w, zw\u0142aszcza tych wi\u0119kszych, m\u00f3wi si\u0119 o silosach – teamach, kt\u00f3re skupiaj\u0105 si\u0119 wy\u0142\u0105cznie na koszuli najbli\u017cszej cia\u0142u. Definiowane r\u00f3\u017cnymi terminami: departamenty, wydzia\u0142y, czy sekcje nie maj\u0105 ze sob\u0105 codziennej interakcji. I nie wiedz\u0105 co dzieje si\u0119 u tych drugich. W Red Sky jest odwrotnie. Pos\u0142u\u017cmy si\u0119 przyk\u0142adem: zesp\u00f3\u0142 rekrutacyjny na co dzie\u0144 wsp\u00f3\u0142tworzy content dla marketingu Red Sky, a zesp\u00f3\u0142 HR wsp\u00f3\u0142pracuje z zespo\u0142em prawnik\u00f3w, pomagaj\u0105c dos\u0142ownie zak\u0142ada\u0107 nowe sp\u00f3\u0142ki portfelowe.
Taka cross-teamowo\u015b\u0107 stanowi nie lada wyzwanie, a nasz coroczny audyt wykaza\u0142, i\u017c zmagamy si\u0119 z kilkoma problemami.<\/p>\n\n\n\n

Po pierwsze, w Red Sky organizujemy zbyt wiele spotka\u0144, co nie sprzyja jako\u015bciowemu wykorzystaniu czasu pracownik\u00f3w.<\/p>\n\n\n\n

Po drugie, firma musi poprawi\u0107 jako\u015b\u0107 komunikacji pomi\u0119dzy zespo\u0142ami.<\/p>\n\n\n\n

Po trzecie, procesy zg\u0142aszania rekrutacji do sp\u00f3\u0142ek portfelowych Red Sky nie s\u0105 w pe\u0142ni efektywne, ze wzgl\u0119du na zaanga\u017cowanie wielu interesariuszy i ci\u0105g\u0142\u0105 komunikacj\u0119 e-mailow\u0105, kt\u00f3rej przepracowanie zajmuje d\u0142ugie tygodnie.<\/p>\n\n\n\n

– Takie podej\u015bcie skutkowa\u0142o kilkoma wyzwaniami, niepokojem mened\u017cer\u00f3w zajmuj\u0105cych si\u0119 rekrutacj\u0105, zak\u0142\u00f3ceniem harmonogramu rekruter\u00f3w i straconymi szansami na pozyskanie najlepszych kandydat\u00f3w \u2013 m\u00f3wi Ewa Lale, Recruitment Business Partner w Red Sky.<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n

Ponadto, zdiagnozowali\u015bmy \u017ce korzystamy z a\u017c 9 aplikacji, kt\u00f3re spe\u0142niaj\u0105 tylko jedn\u0105 funkcj\u0119:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • Trello – zarz\u0105dzanie zadaniami<\/li>\n\n\n\n
  • Calamari – mierzenie czasu pracy<\/li>\n\n\n\n
  • Excel – gromadzenie danych<\/li>\n\n\n\n
  • Formularze Google – ankiety<\/li>\n\n\n\n
  • Papierowe notesy – tworzenie list i zarz\u0105dzanie planem swojego dnia<\/li>\n\n\n\n
  • Slack – komunikacja wewn\u0119trzna<\/li>\n\n\n\n
  • Google Meet – omawianie statusu projektu i zada\u0144, decydowanie o priorytetach<\/li>\n\n\n\n
  • Dokumenty Google – baza wiedzy<\/li>\n\n\n\n
  • Miro – burza m\u00f3zg\u00f3w, praca zespo\u0142owa<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Sporo tego, prawda? Jako firma wierz\u0105ca w technologi\u0119 i automatyzacj\u0119, wierzyli\u015bmy, \u017ce potrzebujemy narz\u0119dzia, kt\u00f3re zast\u0105pi wszystkie powy\u017csze, zwi\u0119kszaj\u0105c nasz\u0105 produktywno\u015b\u0107.<\/p>\n\n\n\n

    Rozwi\u0105zanie: narz\u0119dzie jak pier\u015bcie\u0144 Saurona – one to rule them all<\/h2>\n\n\n\n

    O ClickUp dowiedzieli\u015bmy si\u0119 szukaj\u0105c narz\u0119dzia do zarz\u0105dzania projektami. Pierwotnie, zwr\u00f3cili\u015bmy oczy w kierunku innej aplikacji. Zrobili\u015bmy research konkurencji. Wtedy, poznali\u015bmy ClickUpa. Po dog\u0142\u0119bnej weryfikacji jego mo\u017cliwo\u015bci i analizie rynku, uznali\u015bmy \u017ce to jest w\u0142a\u015bnie narz\u0119dzie dla nas, szyt\u0119 na miar\u0119 naszych potrzeb. I poszli\u015bmy w\u0142a\u015bnie w t\u0119 stron\u0119.<\/p>\n\n\n\n

    Jakie efekty przynios\u0142o wdro\u017cenie ClickUp?<\/p>\n\n\n\n

    Zwi\u0119kszyli\u015bmy efektywno\u015b\u0107 spotka\u0144<\/h2>\n\n\n\n

    Nerwowe wymy\u015blanie agendy spotkania z prze\u0142o\u017conym na 10 minut przed statusem? Dopytywanie si\u0119 inicjatora calla, co b\u0119dziecie podczas niego omawia\u0107? Jeste\u015bmy pewni, \u017ce znacie takie sytuacje z autopsji. My te\u017c. Dlatego postanowili\u015bmy temu zaradzi\u0107. Dzi\u0119ki ClickUp, agendy spotka\u0144 generuj\u0105 si\u0119 automatycznie, a mo\u017cliwo\u015b\u0107 tworzenia spersonalizowanych dashboard\u00f3w sprawia, \u017ce klarowniej i szybciej mo\u017cemy wyja\u015bni\u0107, co chcemy osi\u0105gn\u0105\u0107 przed potencjalnym spotkaniem. Je\u017celi ono w og\u00f3le jest potrzebne.<\/p>\n\n\n\n

    Przyk\u0142ad: Manager chce pozna\u0107 status kilku r\u00f3\u017cnych projekt\u00f3w: kto kontrybuuje, czy zmieszczenie si\u0119 w deadlinie jest wykonalne, jak wygl\u0105da zaanga\u017cowanie cz\u0142onk\u00f3w zespo\u0142u. Bez Clickup, nierzadko musia\u0142by zwo\u0142a\u0107 kilka spotka\u0144, aby zebra\u0107 informacj\u0119 od wsp\u00f3\u0142pracownik\u00f3w. Dzi\u0119ki Clickup, manager dodany nawet jako obserwator, mo\u017ce przeanalizowa\u0107 komunikacj\u0119 dotycz\u0105c\u0105 projektu oraz szybko mie\u0107 informacje co do statusu realizowanych dzia\u0142a\u0144.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Spotkania staj\u0105 si\u0119 te\u017c efektywniejsze, bo agenda generuje si\u0119 dzi\u0119ki transparentnej pracy na ClickUp.<\/p>\n\n\n\n

    Ponadto, w Red Sky wykorzystujemu dashboardy do centralizacji i zarz\u0105dzania odpowiednimi aktualizacjami dla zespo\u0142\u00f3w i projekt\u00f3w. Dzi\u0119ki temu, przep\u0142yw informacji jest skuteczniejszy.<\/p>\n\n\n\n

    Poprawili\u015bmy komunikacj\u0119 wewn\u0105trz firmy<\/h2>\n\n\n\n

    D\u0142ugie maile, konwersacje na kilkadziesi\u0105t wiadomo\u015bci odesz\u0142y do lamusa. Podobnie jak konieczno\u015b\u0107 sporz\u0105dzania fizycznych notatek. Wszystko jest w dedykowanych dashboardach, taskach i subtaskach.<\/p>\n\n\n\n

    – ClickUp nie by\u0142 celem samym w sobie. Jest narz\u0119dziem, kt\u00f3re umiej\u0119tnie wykorzystali\u015bmy aby wprowadzi\u0107 now\u0105 kultur\u0119 pracy. Chocia\u017c wyrobienie nawyku trackowania ca\u0142ej komunikacji w narz\u0119dziu zaj\u0119\u0142o troch\u0119 czasu, op\u0142aci\u0142o si\u0119! – m\u00f3wi Ewa Lale.<\/strong><\/em><\/p>\n\n\n\n

    Od 2022 roku, w Red Sky, wszystko musi by\u0107 w ClickUp. Na pierwszy rzut oka brzmi jak wyzwanie. Ale ta rewolucja jest tego warta: mniej spotka\u0144, p\u0142ynne przekazywanie informacji mi\u0119dzy cz\u0142onkami zespo\u0142u i ka\u017cdy jest ze wszystkim na bie\u017c\u0105co. Dodatkowo, utrzymywanie komunikacji projektowej i transparentno\u015b\u0107 zada\u0144 w jednym miejscu umo\u017cliwia prac\u0119 ka\u017cdemu cz\u0142onkowi zespo\u0142u w najbardziej dogodnym dla niego czasie.<\/p>\n\n\n\n

    Usprawnili\u015bmy procesy rekrutacyjne<\/h2>\n\n\n\n

    Od momentu wdro\u017cenia ClickUp, nie tylko usprawnili\u015bmy procesy wewn\u0119trzne, ale tak\u017ce swoje podej\u015bcie do pracy z klientem (sp\u00f3\u0142kami portfelowymi). Przyk\u0142ad: hiring manager zna status procesu rekrutacyjnego z Clickup, rozumie jego metodyk\u0119 i jakie s\u0105 kolejne kroki. Wszystkiego dowiaduje si\u0119 podczas kilkumintowej wizyty w ClickUp, wcze\u015bniej – potrzebne by\u0142o spotkanie, kt\u00f3re zabiera\u0142o czas kilku os\u00f3b.<\/em><\/p>\n\n\n\n

    Takimi liczbami mo\u017cemy si\u0119 pochwali\u0107<\/h2>\n\n\n\n

    Pierwszym pe\u0142nym rokiem, w kt\u00f3rym Red Sky korzysta\u0142o z ClickUp, by\u0142 2022. Wyniki tych 12 miesi\u0119cy s\u0105 imponuj\u0105ce:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Zautomatyzowanie 42% proces\u00f3w HR<\/li>\n\n\n\n
    • Zminimalizowanie o 40% czasu po\u015bwi\u0119conego na analiz\u0119 prawn\u0105<\/li>\n\n\n\n
    • Redukcja ca\u0142kowitej liczby spotka\u0144 o 80% i d\u0142ugo\u015bci spotka\u0144 o 50%<\/li>\n\n\n\n
    • Trzy razy szybszy proces otwarcia procesu rekrutacyjnego (z 21 dni do 7 dni)<\/li>\n\n\n\n
    • ClickUp zast\u0105pi\u0142 dziewi\u0119\u0107 narz\u0119dzi<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Jeste\u015bmy w 100% przekonani do s\u0142uszno\u015bci naszej decyzji – ClickUp by\u0142 strza\u0142em w dziesi\u0105tk\u0119. Jednak, je\u017celi czytaj\u0105c poni\u017cszy tekst, drogi czytelniku\/czytelniczko, nabra\u0142e\u015b ochoty na zaimplementowanie tego w swojej organizacji, zwa\u017c na to, i\u017c kluczowe jest wybranie narz\u0119dzia, kt\u00f3re b\u0119dzie pasowa\u0107 do specyfiki Twojej firmy. W pierwszym kroku, warto dok\u0142adnie zidentyfikowa\u0107 Wasze potrzeby, cele i w\u0105skie gard\u0142a.<\/p>\n\n\n\n

      Bartosz Fija\u0142kowski<\/em><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Przekszta\u0142camy pomys\u0142y w zbieraj\u0105ce laury biznesy, a sp\u00f3\u0142ki, kt\u00f3re ju\u017c istniej\u0105 w portfelu Tar Heel Capital Pathfinder wspieramy w obszarach: HR, rekrutacji, administracji, legal, marketingu, strategii. Oznacza to, i\u017c oczy founder\u00f3w i zarz\u0105d\u00f3w blisko 25 firm nierzadko s\u0105 zwr\u00f3cone w\u0142a\u015bnie na nas. Le\u017cy na nas niebagatelna odpowiedzialno\u015b\u0107: uczymy nowe firmy, jak zarz\u0105dza\u0107 swoj\u0105 prac\u0105, by […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":127,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[3,15,5,6],"tags":[33,20,19,21,18],"class_list":["post-126","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-pl","category-all","category-case-study","category-leadership","tag-clickup","tag-glossary","tag-knowledge","tag-mvp","tag-startup"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/126","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=126"}],"version-history":[{"count":8,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/126\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":173,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/126\/revisions\/173"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/127"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=126"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=126"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/red-sky.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=126"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}